Spécialiste des admissions internationales / International Admissions Specialist

Spécialiste des admissions internationales / International Admissions Specialist

Competition 1911

Department Campus Saint-Jean - Campus Saint-Jean

Salary range $56,040.79 to $76,820.84

Hours per week 35

Grade 9

Posted date January 10, 2025

Closing date February 9, 2025

Position Type Full Time - Trust Funded

Description

EN FRANÇAIS

Ce concours est toutefois ouvert à tous les candidats; les candidats internes et les candidats qui étaient d’anciens employés de l’Université de l’Alberta au cours des 18 derniers mois seront considérés en priorité avant les candidats externes. Veuillez vous connecter pour vérifier votre statut de candidat interne.

Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculté francophone de l’Université de l’Alberta. Les candidats doivent donc parler et écrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en compte.

Type de position - Poste à temps plein, temporaire sur deux ans

Ce poste fait partie de l’Association du personnel non académique de l’Université de l’Alberta / Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

Ce poste offre une prime de bilinguisme 5% et un ensemble complet d’avantages sociaux, qui peuvent être consultés à l’adresse suivante: Bénéfices des employés .

Travailler à l’Université de l’Alberta

L’Université de l’Alberta reconnaît que nous sommes situés sur le territoire du Traité 6 et respecte les histoires, les langues et les cultures des Premières Nations, des Métis, des Inuits et de tous les premiers peuples du Canada, dont la présence continue d’enrichir notre communauté dynamique.

L’Université de l’Alberta est une communauté de personnes qui recherchent le savoir, des acteurs du changement qui forgent le monde et qui mènent avec intention, jour après jour. Notre communauté comprend plus de 14 000 membres du corps professoral et du personnel, plus de 40 000 membres de la communauté étudiante et 260 000 alumni dans le monde entier.

Votre travail aura une influence significative sur un large éventail de personnes -- de notre corps étudiant aux membres de notre communauté, en passant par nos équipes de recherche et d’innovation renommées. Vous contribuerez ainsi à des découvertes et des solutions qui rendent le monde plus sain, plus sûr, plus fort et plus juste. En savoir plus .

L’organisation: Campus Saint-Jean de l’Université de l’Alberta

Le Campus Saint-Jean est une communauté multiculturelle de la Francophonie au sein de l’une des institutions académiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l’Université de l’Alberta. C’est un lieu de culture diversifiée et d’inclusion. Un lieu de recherche et d’enseignement innovateurs et de qualité. Un établissement qui offre des possibilités à tous, qui offre un enseignement supérieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine génération de penseurs, de chercheurs, d’enseignants, d’acteurs, de leaders, d’entrepreneurs et de cadres qui répondront aux besoins de la francophonie, de la dualité linguistique canadienne et de la société, qui ouvriront de nouveaux horizons à l’économie du savoir et qui répondront à l’appel des grands défis mondiaux.

Le poste: Spécialiste des admissions internationales

La croissance stratégique du Campus Saint-Jean comprend une attention particulière au recrutement dans les pays de la francophonie internationale. En septembre 2024, le Campus Saint-Jean et le ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada (IRCC) ont signé un protocole d’entente officiel pour la mise en œuvre du Programme pilote pour les étudiants dans les communautés francophones en situation minoritaire (PPECFSM). Dans le cadre de cette initiative fédérale sur deux ans, le Campus Saint-Jean admettra des étudiants internationaux dans l’un des six programmes de premier cycle et deux programmes collégiaux acceptés dans le cadre du PPECFSM. Ce programme pilote devrait recevoir des centaines de candidatures de citoyens francophones du monde entier. Le/la spécialiste des admissions internationales du CSJ sera responsable de diriger cette initiative d’admission et programme pilote, ainsi que de traiter les candidatures internationales au programme de Baccalauréat en éducation - après-diplôme, et diriger les nouveaux étudiants internationaux envers les services appropriés afin de les aider dans leur processus d’établissement.

Relevant de la gestionnaire, programmes, planification, et gouvernance, le/la spécialiste des admissions internationales - CSJ est un membre expert de l’équipe des admissions du CSJ en matière d’admissions internationales, de critères d’admissibilité, de procédures d’inscription et de politiques et procédures de l’Université de l’Alberta. Le/la spécialiste des admissions internationales - CSJ doit diriger les processus de manière indépendante et collaborative, compiler les documents et effectuer des recherches selon les besoins pour la prise de décision en matière des admissions. Il/elle travaillera également en étroite collaboration avec ses collègues de l’équipe des admissions du bureau du registraire, ainsi que d’autres contacts au CSJ et à travers l’Université qui sont chargés de fournir un soutien aux étudiants.

Le/la spécialiste des admissions internationales fournit un soutien essentiel aux processus d’admission du CSJ en collaborant avec divers contacts à l’intérieur et à l’extérieur de l’Université, notamment:



L’équipe de la direction du CSJ

Les équipes académiques et des services aux étudiants du CSJ

Le personnel du bureau du registraire de l’Université de l’Alberta

University of Alberta International

Candidats internationaux et participants au PPECFSM

Autres établissements postsecondaires

Organismes publics

Gouvernement de l’Alberta



Les tâches du poste incluent, sans s’y limiter, les éléments suivants:

Admissions au premier cycle

Demandes d’admission internationales au programme PPECFSM:



Diriger l’évaluation des candidats au programme PPECFSM.

Évaluer les demandes d’admission au programme, y compris le calcul des moyennes pondérées cumulatives (GPA / AGPA) non effectuées par le bureau du registraire (RO), évaluer les crédits de transfert et déterminer si les candidats répondent aux exigences d’admission.

Si nécessaire, recommander les candidats à l’admission au Vice-doyen; traiter les admissions approuvées.

Surveiller, gérer et organiser la boîte courriel du programme pilote pour les questions et les demandes venant de l’international sur les programmes et le processus d’admission.

Travailler en étroite collaboration avec les recruteurs du CSJ pour assurer la compréhension des conditions et des procédures d’admission ainsi que pour collaborer à l’accompagnement des candidats admis.



Soutenir les candidatures au programme B.Ed.AD tout au long du processus d’admission:



Soutenir le processus d’admission des candidats au programme B.Ed.AD

Aider à évaluer les demandes d’admission au programme et à préparer les dossiers de candidature pour évaluation par le vice-doyen et la directrice du programme d’éducation.

Suivre les demandes et la réception des documents officiels d’admission des candidats au BEd. AD.

Correspondre avec les candidats lorsqu’ils se renseignent sur leur statut d’admission et sur les critères d’admission.





Soutien général aux admissions:



Assiste à renforcer la compréhension des procédures et politiques d’admission, de transfert de crédits et d’inscription.

Se tient au courant des changements aux programmes académiques, des changements aux admissions internationales et d’autres révisions qui peuvent avoir un impact sur le processus de candidature.



Soutenir les étudiants internationaux admis dans le processus d’établissement - aide le navigateur des étudiants internationaux dans les domaines suivants:



Travaille avec le personnel de navigation des étudiants internationaux du CSJ, l’UAI et les partenaires communautaires pour soutenir le processus d’établissement des étudiants internationaux.

Travaille en collaboration avec la FRAP, IRCC sur l’élaboration des processus et des procédures nécessaires dans le cadre du programme PPECFSM.

Participe à la préparation et à l’offre d’ateliers en ligne et en personne destinés aux étudiants internationaux.



Gestion du flux de travail et autres tâches



Initiatives collaboratives avec d’autres membres du CSJ et de la UofA.

Effectue des recherches et des rapports, tels que divers rapports statistiques détaillant les demandes d’admission (acceptation, refus, annulation et autres détails selon les besoins).

Prépare des rapports analytiques sur les admissions au programmes du CSJ à l’attention de divers membres de l’équipe de direction du CSJ.

Assiste les autres membres de l’équipe des services aux étudiants du CSJ selon les besoins.

Autres tâches selon les besoins. Une description compréhensive du poste sera fournie au titulaire.



Nous recherchons une personne possédant les qualifications suivantes:



Un diplôme universitaire est requis.

Un minimum de 2 ans d’expérience dans un environnement postsecondaire est requis, de préférence au sein des services aux étudiants/admissions postsecondaires, particulièrement dans les domaines de l’interprétation et l’application de politiques.

Excellentes compétences en communication en français et en anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, pour des consultations et des négociations réussies avec des intervenants internes et externes; haut degré de tact et de diplomatie.

Expérience avec la technologie des systèmes d’administration du corps étudiant dans un environnement postsecondaire, par exemple PeopleSoft (Campus Solutions), Slate, Academic Advisement Requirements Tool et Alfresco.

Maîtrise de Microsoft Office, de Google Suite et des systèmes de gestion de fichiers.

Expérience de travail dans un environnement d’équipe et dans des unités interdépartementales et organisationnelles.

Engagement démontré et capacité à établir des relations de travail positives avec ses collègues.

Solides compétences en service à la clientèle.

Compétences méticuleuses en tenue de dossiers, souci du détail et forte compréhension de l’intégrité des données.

La capacité à s’adapter aux changements de procédures continus tout en maintenant la cohérence dans un environnement multitâche est requise.

Excellentes compétences organisationnelles et interpersonnelles ; adaptabilité dans un environnement complexe, diversifié et en évolution rapide.

Connaissance des processus administratifs et de gouvernance de l’Université de l’Alberta.

Capacité d’analyse et de résolution de problèmes, et de gestion de plusieurs tâches à la fois dans un environnement politique complexe et exigeant.

Engagement à contribuer à une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution.



Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération. Veuillez télécharger en un seul document. Le Campus Saint-Jean est engagé pour une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous expliquer ce que cela signifie pour vous. Les candidatures reçues sans lettre de motivation et/ou les candidatures reçues sans lettre de motivation comprenant une réponse à la question de la culture de la confiance, de l’efficacité et de l’exécution ne seront pas prises en considération.

À l’Université de l’Alberta, nous nous engageons à créer un processus d’embauche inclusif et accessible pour tous les candidats. Si vous avez besoin d’aménagements pour participer au processus d’entretien, veuillez-nous en informer au moment de la réservation de votre entretien et nous ferons tout notre possible pour répondre à vos besoins.

L’Université de l’Alberta s’engage à embaucher de manière équitable une main-d’œuvre diversifiée et inclusive. Nous accueillons les demandes de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons les candidatures des femmes, des membres des Premières Nations, des Métis et des Inuits, des membres des groupes minoritaires visibles, des personnes handicapées, des personnes de toutes les orientation sexuelle ou identités et expressions du genre, et de tous ceux qui peuvent contribuer à la diversification des idées et de l’université.

IN ENGLISH

This competition is open to all applicants however; internal candidates and applicants who were former employees of the University of Alberta in the past 18 months will be given priority consideration before external candidates. Please log in to verify your internal candidate status.

Please note that as Campus Saint Jean is the Francophone faculty of the University of Alberta, applicants must be fluent in spoken and written French. Applications must be submitted in French to be considered.

Position Type - Full-time, Temporary with a two-year term

This position is a part of the Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

This position offers a second language premium of 5% and a comprehensive benefits package, which can be viewed at: Faculty & Staff Benefits .

Working at the University of Alberta

The University of Alberta acknowledges that we are located on Treaty 6 territory, and respects the histories, languages and cultures of First Nations, Métis, Inuit and all First Peoples of Canada, whose presence continues to enrich our vibrant community.

The University of Alberta is a community of knowledge seekers, change makers and world shapers who lead with purpose each and every day. We are home to over 14,000 faculty and staff, more than 40,000 students and a growing community of 300,000 alumni worldwide.

Your work will have a meaningful influence on a fascinating cross-section of people -- from our students and community members, to our renowned researchers and innovators, making discoveries and generating solutions that make the world healthier, safer, stronger and more just. Learn more .

The organization: Campus Saint-Jean at the University of Alberta

Campus Saint-Jean is a multicultural Francophonie within one of the most important and prestigious academic institutions in the world, the University of Alberta. It is a place of diverse culture and inclusion; a place of innovative and quality research and teaching; an institution of opportunity for all, offering higher education in French in Alberta, for Canada and the world. At Campus Saint-Jean, we are shaping the next generation of thinkers, researchers, teachers, doers, leaders, entrepreneurs, and executives who will serve the needs of the Francophonie within Canada’s dual linguistic society; opening new horizons for a knowledge economy and responding to the call of the world’s great challenges.

The position:

Campus Saint-Jean’s strategic growth includes a special focus on international recruitment in francophone countries across the world. In September 2024, Campus Saint-Jean and the Immigration, Refugees and Citizenship Canada (IRCC) Department signed a formal Memorandum of Understanding to implement the Francophone Minority Communities Student Pilot (FMCSP) Program. Under this two-year federal program initiative, Campus Saint-Jean will be admitting international students into one of six undergraduate programs and two collegiate programs accepted under the FMCSP Program. This Pilot Program is expected to receive hundreds of applications from Francophone citizens around the world. The International Admissions Specialist - CSJ will be responsible for leading this admissions initiative and Pilot Program, for assisting with processing international applicants for the B.Ed.AD (Bachelor of Education, After-Degree) Program and directing new international students to appropriate services to help ease their settlement process.

Reporting to the Manager, Academic Programs & Planning; the International Admissions Specialist - CSJ is an expert member of the CSJ admissions team on international admissions, eligibility criteria, enrolment procedures and University of Alberta policies and procedures. The International Admissions Specialist - CSJ is expected to independently and collaboratively lead processes, compile documents, and conduct research if necessary for admissions-decision making. They will also work very closely with their admission colleagues at the Office of the Registrar and others at CSJ and across campus who provide student support.

The International Admissions Specialist - CSJ will assist various members of the CSJ leadership team including the Dean, Vice-Dean and operations leaders as required in coordinating admissions procedures and will lead process activities to meet unit goals. This includes developing and implementing quality assurance processes, continuous improvement activities and recommendations, and filing review procedures and processes (manual and electronic).

The International Admissions Specialist provides vital support to CSJ’s admissions processes by collaborating with various contacts both within and outside of the University, namely:



CSJ leadership team

CSJ academic & student services teams #o#/li#c #

Office of the Registrar staff

University of Alberta International

Office of the Registrar unit staff

International Applicants & program participants

Other postsecondary institutions

Public Agencies

Government of Alberta



Select duties include but are not limited to the following:

Undergraduate Admissions Cycle

International applications and admissions under the FMCSP Program:



Lead evaluation of applicants for the FMCSP Program.

Evaluate applications for program admissions, including calculating admissions grade point averages (GPA / AGPA) not done by the Registrar’s Office (RO), assessing transfer credit, and determining if the applicant meets requirements for admission.

Where required, recommend applicants for admission to the Vice-Dean; process approved admissions.

Monitor, manage and organize the Pilot program email account for international-based questions and requests on programs and admissions applications.

Works closely with CSJ Recruiters to ensure understanding of admission requirements and procedures as well as collaborating follow up of the accepted applicants.



Supporting applications to the B.Ed.AD Program through the admissions process:



Support the admissions process of candidates for the B.Ed.AD Program

Help evaluate applications for program admission and prepare the applicant files for Review by Vice Dean and Education Program Director.

Monitor requests for and receipt of official documents for admission for BEd. AD applicants.

Correspond with applicants when they inquire on their admission status and admission criteria.





Admissions General Support:



Assists with understanding of admissions, transfer credit and registration procedures and policies.

Keeps abreast of academic program changes, international admission changes and other revisions that may impact the application process.



Supporting admitted international students with settlement process - assists the International Student Navigator with the following:



Works with CSJ’s international student navigation staff, UAI, and community partners to support international student settlement process.

Coordinate with la FRAP, IRCC the development of processes and procedures needed under the FMCSP program.

Participates in the preparation and offer of international student focused online and in person workshops.



Workflow Management and Other Duties



Collaborative Initiatives with colleagues within CSJ and the UofA.

Researches and reports such as generating various statistical reports detailing applications (acceptance, deny, cancellation and other areas as needed).

Maintains a database of international institutions relating to admission criteria, equivalencies, etc. to facilitate review of similar files.

Create and work on continuous improvement processes and procedures to help prepare CSJ for future international growth.

Assists other members of the CSJ Student Services team as required.

Other duties as required. A comprehensive Job Fact Sheet detailing he role will be provided to the incumbent.



We are looking for someone with the following qualifications



A University degree is required.

A minimum of 2 years’ experience in a post-secondary office environment required, preferably within post-secondary student services/admissions and with interpreting and applying policies.

Excellent French and English communication skills both written and spoken for successful consultations, and negotiations with internal and external stakeholders; high degree of tact and diplomacy.

Experience with student administration system technology in a post-secondary environment e.g. PeopleSoft (Campus Solutions), Slate, Academic Advisement Requirements Tool, and Alfresco.

Proficiency in Microsoft Office, Google Suite, and file management systems.

Experience working in a team environment and cross-departmental and organizational units.

Demonstrated commitment and ability to build positive working relationships with colleagues.

Strong customer service skills.

Meticulous records maintenance skills, attention to detail, and strong understanding of data integrity.

Ability to adapt to continuous procedural change while maintaining consistency in a multi-tasking environment is required.

Excellent organizational and interpersonal skills; Adaptable in a complex, diverse, and fast-paced environment.

Knowledge of the administrative and governance processes of the University of Alberta.

Ability to analyze and problem solve, and handle multiple tasks in a demanding policy-complex environment.

Commitment to contributing to a culture of trust, effectiveness and execution.



Applications must include both a resume and a cover letter and be submitted in French to be considered. Please upload as one document. Campus Saint-Jean is committed to a culture of trust, effectiveness, and execution. In your cover letter, please tell us what this means to you.

Applications received without a cover letter and/or applications received without a cover letter that does include a response to the question of a culture of trust, effectiveness, and execution will not be considered.

At the University of Alberta, we are committed to creating an inclusive and accessible hiring process for all candidates. If you require accommodations to participate in the interview process, please let us know at the time of booking your interview and we will make every effort to accommodate your needs.

The University of Alberta is committed to an equitable, diverse, and inclusive workforce. We welcome applications from all qualified persons. We encourage women; First Nations, Métis and Inuit persons; members of visible minority groups; persons with disabilities; persons of any sexual orientation or gender identity and expression; and all those who may contribute to the further diversification of ideas and the University to apply.

We thank all applicants for their interest; however, only those individuals selected for an interview will be contacted.

At the University of Alberta, we are committed to creating an inclusive and accessible hiring process for all candidates. If you require accommodations to participate in the interview process, please let us know at the time of booking your interview and we will make every effort to accommodate your needs.

We thank all applicants for their interest; however, only those individuals selected for an interview will be contacted.

The University of Alberta is committed to an equitable, diverse, and inclusive workforce. We welcome applications from all qualified persons. We encourage women; First Nations, Métis and Inuit persons; members of visible minority groups; persons with disabilities; persons of any sexual orientation or gender identity and expression; and all those who may contribute to the further diversification of ideas and the University to apply.

Note: This opportunity will be available until midnight February 9, 2025, Edmonton, Alberta local time.